Qual seria a justificativa de se manter estoques em uma empresa, e incorrer em tantos custos adicionais, junto com o aumento da complexidade administrativa? Seria possível racionalizar as decisões de reposição do estoque e prever o seu volume mínimo que impeça com segurança absoluta a perda de vendas?

Neste artigo abordaremos em detalhes a justificativa dos estoques, os custos relacionados e a forma de se decidir criteriosamente qual o volume mínimo de um estoque que garanta o ritmo de vendas da empresa.

A NECESSIDADE DE MANTER UM ESTOQUE

A justificativa do estoque está no fato de as organizações não possuírem uma certeza absoluta da demanda de seus produtos ao longo do tempo. Se a demanda futura e recebimento de bens pudessem ser conhecidas pelas empresas, com certeza não haveria necessidade de estoques, e um planejamento trivial seria suficiente para dar conta de seu volume de vendas. Como este praticamente sempre não é o caso, a falta de um estoque geralmente incorre em perda de vendas nas empresas.

Outra razão está na necessidade de estabilizar a produção num nível econômico ótimo. Quando empresas produzem vários tipos de produtos usando o mesmo equipamento, há custos e atrasos em mudanças de produção de um produto para outro. Dessa forma, torna-se necessário a manutenção de um alto nível de estoque para evitar esses custos e atrasos em função da transição.

Sendo assim, a justificativa de se manter um estoque pode ser resumida em evitar perdas de vendas. Os pontos abaixo simplificam as causas particulares deste problema:

  • Falta de certeza absoluta sobre a demanda futura dos produtos;
  • Falta de certeza absoluta sobre o recebimento dos insumos necessários para a fabricação dos produtos;
  • Atrasos na produção/aquisição de produtos que utilizam a mesma estrutura dentro da empresa, em uma escala de rotação.

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OS CUSTOS DO ESTOQUE

Porém, a manutenção dos níveis de estoque incorre em uma imobilização de capital, gerando um custo de oportunidade do que se poderia obter destes recursos em um investimento feito na próprio empresa ou em uma aplicação externa.

Além da imobilização do capital, há o custo de manutenção do estoque. Tais custos envolvem:

  • O custo imobiliário do espaço físico;
  • A contratação de pessoal para armazenagem, retirada e despacho do produto;
  • O seguro contratado para salvaguardar o valor total dos produtos em estoque contra roubos, incêndios e outros possíveis acidentes.
  • As perdas de valor de um produto que está estocado há um certo tempo e que se tornou obsoleto diante de um novo produto lançado no mercado, ou perdeu a validade por ser perecível.

Quanto maior o estoque, maiores serão estes custos.

A questão do custo é também  influenciada pelo Prazo Médio de Pagamento de seus produtos e sua duração comparativa com o Prazo Médio de Estocagem dos produtos. No caso de uma empresa cujo Prazo de Pagamento seja maior que o Prazo de Estocagem, o Financiamento do Estoque estará sendo realizado pelos seus fornecedores. Caso seja menor, o Financiamento será feito pela própria empresa.

Sendo assim, caso os acordos de compra e venda sejam feitos de forma a estender o Prazo Médio de Pagamento para além do Prazo de Estocagem, o custo do estoque será diminuído. Contudo, continua sendo um custo no qual a empresa incorre, e que, caso fosse melhor administrado, aumentaria a sua vantagem competitiva no mercado por liberar um capital imobilizado para outros investimentos da empresa.

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O VOLUME CORRETO DE UM ESTOQUE

Idealmente, um estoque deveria ter volume zero e deixar de existir, isto é, os produtos deveriam ser produzidos ou adquiridos apenas quando fossem demandados pelo mercado (o mesmo se aplicando aos insumos da produção de um produto). Mas, como já mencionado, imprevisibilidades do processo produtivo/comercial levam à necessidade de um estoque.

Desta forma, um estoque deve ser mantido o mais baixo possível, utilizando algum modelo para decidir qual o seu volume mínimo e máximo.

A forma mais simples de decidir este volume é fazer um cálculo estatístico das vendas de seus produtos ao longo dos meses dos 12 meses anteriores e criar uma previsão para os próximos 12 meses, comprando produtos conforme esta previsão.

Outro fator a ser considerado é a velocidade de entrega e a flexibilidade dos fornecedores. Se os fornecedores são rápidos, é possível diminuir ainda mais o estoque, ao realizar um estudo das vendas e um planejamento da produção mais rigorosos.

A decisão de quanto se diminuirá o estoque pode ser feita também produto a produto. Para produtos com maior valor agregado, pode-se utilizar o modelo de reposição contínua, segundo o qual os pedidos são feitos no momento em que o estoque atinge o ponto de reposição. Para materiais mais baratos que representam uma parcela menor dos lucros do negócio, pode-se realizar a reposição agendada e eliminar o seu estoque completamente, comprando novas unidades apenas quando elas forem demandadas.

Contudo, previsões são apenas previsões e não oferecem uma garantia completa de identificar a demanda futura para todos os casos possíveis. Desta forma, para diminuir cada vez mais o volume de um estoque sem incorrer em nenhum risco de perda de venda, é necessário utilizar modelos cada vez mais complexos, e possivelmente contratar os serviços de uma consultora para implantar um sistema eficiente e treinar os funcionários.

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CONCLUSÃO

Neste artigo, descrevemos as questões particulares dos estoques e a justificativa de sua manutenção em uma empresa. Os diversos custos relacionados à sua manutenção foram analisados, e critérios para a decisão de quanto estocar foram apresentados.

Conclui-se que o objetivo de qualquer empresa que trabalha com grandes volumes venda e deseja aumentar sua vantagem competitiva no mercado precisa diminuir seu estoque até os volumes mínimos que não incorram em perdas de vendas. Um modelo de gestão de estoque deve ser utilizado para determinar este volume.

Caso você queira saber mais sobre estes modelos e as soluções tecnológicas que podem auxiliar a tarefa de gerir um estoque, fale com um de nossos consultores, e leia mais a respeito nos seguintes artigos: O QUE É WMS (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM).

Até a próxima!

 

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