Neste artigo, apresentaremos o Warehouse Management System, uma ferramenta de automação das atividades de um estoque.

Esta ferramenta propicia um uso otimizado das dependências físicas do estoque, agiliza o processo de estocagem e expedição e auxilia os profissionais da empresa a realizarem o planejamento estratégico de suas atividades.

OBJETIVOS E DESAFIOS DE UM ARMAZÉM

Os principais objetivos de qualquer atividade de estoque sempre envolvem os seguintes pontos:

  • Diminuição da quantidade necessária de estoque de qualquer produto a qualquer momento, sem que haja escassez do mesmo para pronta entrega. Se possível, esta quantidade é diminuída até o limite: estoque zero (o produto é adquirido/produzido pela empresa e imediatamente enviado ao cliente).
  • Otimização máxima do espaço físico da empresa destinado a armazenar os produtos. Deve-se evitar que a qualquer momento uma prateleira não esteja sendo utilizada, evitando assim a necessidade de aumentar o tamanho de tal espaço físico, ou (no caso de supermercados e similares) garantir que o espaço físico esteja sendo plenamento explorado economicamente.
  • Agilidade na localização e despacho dos produtos armazenados.

Embora estes objetivos pareçam simples, quanto mais intensa se torna a atividade comercial do armazém, mais complexa e difícil se torna a tarefa de gerenciar um estoque para atingir tais objetivos.

Os desafios podem ser listados abaixo:

  • É necessário ter informações precisas sobre quais produtos estão estocados, a sua quantidade e a sua localização, e tais informações devem ser obtidas de forma prática e rápida quando necessário.
  • Para otimizar o espaço físico, o local do estoque utilizado para armazenar determinada mercadoria não poderá ser fixo, e frequentemente será mudado. Esta tarefa de realocação dos produtos e de registro dos locais atuais é bastante trabalhosa e demorada se for feita de forma manual. Em caso de erros em tal controle, a perda de tempo averiguando todo o estoque até encontrar a mercadoria será bastante significativa.
  • Conforme o volume de produtos e da atividade comercial aumenta, é recomendável centralizar as informações de controle do estoque, a fim de garantir que qualquer alteração do estado do estoque seja inserida na fonte de informação de qualquer profissional que queira avaliá-lo. Porém, conforme o número de profissionais que trabalham com o estoque aumenta, torna-se difícil compartilhar estes dados com todos ao mesmo tempo, em caso de um sistema manual de controle de estoque.

WMS E SUA APLICABILIDADE

O Warehouse Management System (WMS) consiste em um sistema automático de análise, planejamento e controle de um estoque, que procura implementar os três objetivos mencionados acima. A sua forma de operação é baseada nas seguintes premissas:

  • Rotação dirigida de estoques;
  • Diretivas inteligentes de coleta de produto;
  • Maximização do uso do espaço dos armazéns;
  • Funcionamento e eficiência baseados em um sistema automático programável, ao invés da experiência dos profissionais envolvidos.

Ele é um sistema automático que centraliza as informações em um banco de dados (o servidor WMS, ou WMS server), atualizando-as em tempo real baseado na situação das prateleiras do estoque. Ele toma decisões de alocação de produtos de forma autônoma conforme a entrada e saída de produtos indicada pelos administradores do sistema, e permite que as informações sobre qualquer produto do estoque (tipo, quantidade, localização, data de entrada, etc) sejam acessíveis a partir de qualquer dispositivo eletrônico móvel ou fixo nas dependências da empresa.

Sendo assim, a otimização do espaço físico do armazém é garantida e não depende de um gerenciamento humano eficiente, pois as ordens de alocação ou coleta de produtos é dada pelo sistema. Da mesma forma, a atividade como um todo se torna muito mais rápida, pois o processo decisório se torna imediato, bastando ao pessoal operacional realizar as decisões tomadas.

O processo também se torna rastreável, pois as informações são centralizadas em um único local, que é facilmente auditável.

Um sistema de WMS também permite a geração de relatórios sobre produtos específicos ou sobre o estado atual ou futuro do estoque, que são gerados imediatamente a partir do banco de dados. Desta forma, é possível fazer um planejamento mais racional e claro sobre a necessidade de reposição do estoque, tornando a atividade comercial da empresa muito mais competitiva.

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TECNOLOGIAS UTILIZADAS PELO WMS

    • Código de barras: cada produto que entra no estoque recebe um código de barras, com o qual ele é identificado e através do qual o sistema faz o controle automático da sua localização e do planejamento de suas realocações.
    • Dispositivos móveis: usado pelos profissionais do estoque para identificar os produtos e acessar as informações do WMS server a partir de qualquer local.
    • Redes wi-fi: criam a infra-estrutura digital para todo o funcionamento do sistema, viabilizando a coleta de informações em tempo real pelo sistema, a comunicação entre o staff e a geração de ordens de coleta de produtos.

      Radio-Frequency Identification (RFID): uma alternativa ao código de barras, esta forma de identificação de produtos não necessita que o leitor do código de barras se aproxime até a superfície do produto, permitindo que ele seja identificado à distância.

FUNCIONALIDADES DO WMS

Um sistema de WMS permite a criação de interfaces com sistemas ERP, MRP, ou outros softwares de gestão. Desta forma, permite o tratamento automático de

  • Geração de inventários;
  • Processamento pedidos;
  • Devoluções.

Abaixo, estão listadas as ações tomadas por um Warehouse Management System em cada etapa do estoque de um produto:

  1. Agendamento de recebimento: Mostra horário e local para execução de operação, calculando os recursos e tempo para a mesma.
  2. Recebimento: Todos os volumes são conferidos. As inconsistências de um produto são registradas.
  3. Endereçamento: Checa os espaços vagos nas prateleiras e nas dependências do estoque. Um espaço vago é atribuído automaticamente a novas mercadorias, que serão identificadas e localizadas por códigos de barras.
  4. Armazenamento: Atribui os equipamentos necessários para operação de armazenamento e orienta ao staff o local de armazenamento para o produto.
  5. Separação: A cada ordem de separação, indica onde está o item solicitado e então separa os equipamentos para a retirada. A conferência do endereço é feita por código de barras.
  6. Expedição: Itens separados são conferidos uma última vez e colocados em área de confinamento para embarque. Envia uma mensagem SMS para as partes envolvidas notificando a entrega.
  7. Abastecimento de linhas de produção: realiza a manutenção das atividades de uma linha de produção para evitar que ela pare de funcionar por falta de um item necessário.

VANTAGENS

Pode-se resumir abaixo as vantagens que um WMS traz para um armazém:

  • Aumento da confiabilidade do processo de estocagem (diminuição de custos de logística devidos a erros);
  • Otimização do espaço físico;
  • Melhoria da produtividade;
  • Agilização do processo de estocagem e expedição;
  • Controle de saída e entrada de mercadorias (aumento da segurança);
  • Controle de produção individual e coletiva;
  • Aumento da vantagem competitiva da empresa;
  • Aumento da satisfação do cliente.

CONCLUSÃO

Neste artigo, abordamos os principais objetivos de um armazém, os desafios para alcançá-los e apresentamos o WMS como uma ferramenta que viabiliza estes objetivos para um armazém de qualquer tamanho e volume de atividades.

As vantagens do WMS foram apresentadas, assim como as tecnologias utilizadas para a sua implantação e o seu modo de operação em cada etapa do estoque de um produto.

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Até a próxima!

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